//Stichting Veiligvoedsel.nl: ‘Minder administratie en meer groei dankzij inspectie-app Checkbuster’

Stichting Veiligvoedsel.nl: ‘Minder administratie en meer groei dankzij inspectie-app Checkbuster’

Stichting Veiligvoedsel.nl is met drie locaties en twintig medewerkers een adviesbureau van formaat voor de zorg, hotels, mkb-foodbedrijven, horeca en catering. De organisatie verzorgt inspecties, audits en controles op het gebied van HACCP, IFS, ISO 22000 en voedselveiligheid. In 2012 stapte de stichting over op digitale inspecties en audits met de inspectie-app Checkbuster. Gert-Jan Hemmers, directeur-bestuurder van Stichting Veiligvoedsel.nl, vertelt erover. ‘Mede dankzij deze app zijn wij de afgelopen vijf jaar met gemiddeld 18% gegroeid.’

Welk probleem heeft de inspectie-app Checkbuster voor jullie opgelost?

‘Wij gebruiken de inspectie-app voor HACCP, IFS en ISO 22000-doeleinden. In 2012 waren wij met meer dan 2500 audits op jaarbasis vier tot zes uur bezig met de uitwerking van een audit-verslag. Vanuit een papieren checklist, plaatsten we opmerkingen in een Word-document, voegden daar foto’s vanuit een losse camera bij en legden conclusies in overleg met de adviseur/auditor vast. Dat is nu verleden tijd. Anderhalve maand na de implementatie hadden we onze administratieve last al teruggebracht met meer dan 90%.’

Wat heeft de HACCP-inspectie-app betekent voor jullie interne processen?

‘Het heeft gezorgd voor een enorme besparing van onze administratieve processen. In 2012 stonden we voor een keuze: ons proces radicaal anders inrichten of twee tot drie administratieve krachten aannemen, zodat we klantafspraken konden nakomen. Met de inspectie-app Checkbuster kozen we duidelijk voor de eerste optie. Met de automatisch gegenereerde rapportages, inclusief foto’s, gingen we van vier tot zes uur administratieve uitwerktijd terug naar 30 minuten. Nu, in 2017, is dat zelfs nog maar 15 minuten. Ook kregen de adviseurs, inspecteurs en auditors op locatie meer tijd en aandacht voor de klant.’

Hoe verliep de implementatie?

‘Heel soepel. Je maakt eenvoudig je klantlocaties aan, koppelt daaraan je eigen checklisten en kunt beginnen. De interface is erg gebruiksvriendelijk, waardoor het voor ons niet eens nodig was om onze adviseurs, inspecteurs en auditors uitvoerig te trainen. Binnen drie weken waren we volledig operationeel.’

Liepen jullie nog ergens tegenaan?

‘We zijn geen IT-club, dus moesten we wel een proces inrichten voor de beheersing van bijvoorbeeld de tablets van onze adviseurs. Hoe ga je om als er een tablet kapot gaat? Hoe zorg je dat deze goed beveiligd zijn? Dat soort zaken, je gaat immers wel om met klantdata.’

Wat zijn de grootste voordelen van Checkbuster?

‘Verreweg de besparing in administratieve uitwerktijd van de HACCP-rapportages voor onze klanten. Het maken kost minder tijd en we kunnen ze dus ook veel sneller, vrijwel direct nadat de auditor de audit heeft afgerond, aanleveren aan de klant. Daarnaast is de flexibele inrichtring een groot voordeel. In het inspectieplatform kun je je eigen organisatie en de klantorganisatie volledig inrichten en optuigen.
Een ander groot voordeel is dat alle inspecteurs met dezelfde goedgekeurde checklisten werken. Wijzigingen zijn centraal te regelen. De automatische synchronisatie zorgt ervoor dat iedereen altijd met de meest actuele versie werkt.
Tot slot is het voor ons heel prettig dat we inspectiegegevens van verschillende locaties snel kunnen delen met verschillende adviseurs. Verschillende adviseurs die op een locatie komen, kunnen met één druk op de knop zien wat een collega eerder heeft geconstateerd.’

Waren er nog andere voordelen die jullie vooraf niet hadden voorzien?

‘Het gebruik van tablets en de snelheid van verwerking deed veel goeds voor ons imago. Klanten reageerden positief. Ze zagen ons nog meer als een partij die toekomstgericht is.’

Start gratis
By | 2017-01-27T16:40:55+00:00 januari 24th, 2017|Use Case|0 Comments

About the Author:

Leave A Comment