/, Updates/7 tips voor het omzetten van een papieren inspectielijst naar een digitale lijst

7 tips voor het omzetten van een papieren inspectielijst naar een digitale lijst

In de praktijk kom ik vaak QA-managers en -medewerkers tegen die graag digitaal willen inspecteren. Dat werkt immers sneller, onder meer omdat de inspectie direct in een rapportage terechtkomt. Eén van de knelpunten is vaak het omzetten van een papieren checklist naar een digitale omgeving. Afgezien van de keuze voor het platform, zijn er nog een aantal andere punten van belang. Hieronder de zeven belangrijkste:

  1. Durf te kiezen.

    Maak een keuze in je checklisten en inspectielijsten die je wilt omzetten. Wees slim en begin met een beperkt aantal: twee tot maximaal vijf. Zo houdt je het project voor iedereen overzichtelijk. Ook de tijdinvestering valt dan vaak mee. Kies je voor de lijsten die je meeste tijdswinst en effectiviteit opleveren, dan zul je ook meer draagvlak krijgen in je organisatie.

  2. Sla je inspectielijst plat

    Nee, pak nu geen moker! Ik bedoel hiermee dat je je papieren lijst gereedmaakt voor een digitale omzetting. Kijk naar je lijst en schrap samengestelde vragen. Daar maak je twee vragen van. Kijk nog een keer, zijn alle vragen voor iedereen helder? Als je echt wilt schoren, kijk je voor de derde keer om te zien of alle vragen positief gesteld zijn (dit gaat je veel goodwill opleveren bij de te inspecteren klanten of medewerkers).

  3. Creëer hoofdstukken.

    Door je inspectielijst - of het nou gaat om voedselveiligheid, bouwinspectie, kwaliteitsronde, veiligheidscontrole of apparatuurinspectie - in te delen in hoofdstukken, vergroot je het overzicht en de werkbaarheid. Een ander voordeel is dat je bij het invullen snel op hoofdstukniveau door de lijst kunt bladeren. Wil je dit optimaal benutten, kies dan een platform waarmee je niet-chronologisch door de lijst kunt gaan.

  4. Omschrijf je inspectie-items helder en begrijpelijk

    De omschrijving van je inspectie-items in een digitale lijst, is vaak de omschrijving die een-op-een terugkomt in je digitaal gegenereerde rapportage. Zorg er dus voor dat ook het management en externen jouw inspectie-item snappen. Omschrijf ze zo dat je er tijdens je inspectie zo min mogelijk hoeft bij te schrijven. Hierdoor kun jij meer tijd besteden aan de klant of de medewerker.

  5. Check op spelfouten

    Omdat je digitale inspectie automatisch wordt doorgezet in een rapportage, is het van belang alles goed na te lopen op spelfouten. Ben je niet zeker van je zaak? Laat eventueel een collega meelezen.

  6. Geef je inspectie-item ook een negatieve omschrijving mee

    Kies een platform dat naast een positieve inspectie-omschrijving, ook een negatieve omschrijving kan genereren. Bij een platform waarbij dat niet kan, kun je bij een negatieve beoordeling de volgend omschrijving krijgen: De vloer is schoon = negatief. Of: De steiger is veilig = negatief.
    Beter is (althans, voor de rapportage): De vloer is niet schoon. Of: De steiger is niet veilig.

  7. Test met het invullen en maken van een rapportage

    Doe voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat, een test met het invullen van de lijst én met het maken van een rapportage. Werkt het makkelijk en intuïtief? Is de vraagstelling duidelijk? Is de rapportage helder en volledig? Pas als je helemaal tevreden bent, kun je echt aan de slag.



Gert-Jan Hemmers, oprichter Checkbuster


Lees ook mijn vorige blog:

Top 5 van punten waar je op moet letten bij de aanschaf van een digitaal audit- en inspectieplatform.

By | 2017-01-12T16:02:39+00:00 januari 3rd, 2017|Tips, Updates|0 Comments

About the Author:

Leave A Comment